Co je Spinakr

Již se nemusíte obávat nárůstu pracnosti způsobeného povinnostmi plynoucími z požadavků mnoha zákonů, týkajících se správy dokumentů. Využijte SPINAKR, díky kterému můžete mít nejen dokonalý přehled o vašich dokumentech, ale navíc dokážete zefektivnit vaše firemní procesy!

Podporuje správu veškerých firemních dokumentů

  • Organizační a řídicí dokumenty
  • Nabídky zákazníkům
  • Smlouvy a objednávky
  • Faktury
  • Žádosti o dovolenou
  • Cestovní příkazy a vyúčtování cest
  • Výrobní dokumentace
  • Účetní výkazy
  • Daňové dokumenty

Přínos řešení Spinakr

Ve Spinakru je možno evidovat a zpracovávat jakékoliv dokumenty v jakémkoliv formátu. Výše jsou uvedeny jen příklady nejčastějších dokumentů, které organizace musejí nebo potřebují zpracovávat.

Zjednoduší nakládání s listinnými dokumenty

Listinné dokumenty lze ihned po přijetí či vytvoření označit unikátním identifikátorem, nascanovat do digitální formy a původní listinný dokument bezpečně uložit do archivu.

Zjednoduší nakládání s listinnými dokumenty

Přínos řešení Spinakr

Po organizaci pak již rychle a efektivně koluje pouze elektronická forma dokumentu. Nikdo již dokumenty nemusí osobně přenášet. Na pracovních stolech se nevrší stohy dokumentů.

Rychlý přístupu k dokumentům

Bez ohledu na (ne)pořádek v dokumentech se může dokument, zvláště pak v listinné podobě, nacházet na jiném místě, než je právě potřeba:

  • v jiné kanceláři,
  • u kolegy, který je právě na dovolené,
  • v archivu.
Rychlý přístupu k dokumentům

Přínos řešení Spinakr

Ve Spinakru jsou neustále k dispozici všechny dokumenty, včetně historických. Jsou rychle dohledatelné podle svého identifikátoru, typu, tvůrce, data a dalších parametrů.

Zabraňuje ztrátám dokumentů

Každá organizace někdy ztratila nějaký dokument. Příčinou ztrát bývá nejčastěji:

  • velké množství dokumentů,
  • mnoho zdrojů původu dokumentů,
  • velikost a složitost organizace,
  • geografická roztříštěnost na pobočky,
  • neznalost příslušného pracovníka.

Ztráta např. faktury či důležitého úředního dokumentu může mít na organizaci velmi nepřijemné finanční dopady.

Zabraňuje ztrátám dokumentů

Přínos řešení Spinakr

Ve Spinakru jsou neustále k dispozici všechny dokumenty, včetně historických. Jsou rychle dohledatelné podle svého identifikátoru, typu, tvůrce, data a dalších parametrů.

Hlídá termíny

Téměř ke každému dokumentu se vztahuje jeden či více termínů, do kterých je potřeba jej nějakým způsobem zpracovat. Nejfrekventovanějšími termíny, které je nutno dodržet, jsou:

  • podat v termínu nabídku do poptávkového řízení,
  • zlikvidovat a zaplatit fakturu do termínu splatnosti,
  • schválit vyúčtování cest před účetní uzávěrkou,
  • schválit dovolenou před jejím zahájením,
  • podat daňové přiznání a zaplatit příslušnou daň k zákonem stanovenému datu
Hlídá termíny

Přínos řešení Spinakr

Ke každému kroku v procesu zpracování dokumentu lze ve Spinakru přiřadit lhůtu, ve které má být krok proveden. Každý zpracovatel je pak na krátící se čas upozorněn a nehrozí, že by na termín zapomněl.

Zvyšuje efektivitu firemních procesů

"Papírování" nepatří k právě oblíbeným činnostem pracovníků žádné organizace. Zabere mnoho času, vyžaduje různé pomocné evidence, manipulaci se šanony, často je nutné najít a osobně navštívit "toho správného člověka".

Zpracování dokumentů často snižuje celkovou produktivitu práce a zvyšuje náklady organizací.

Zvyšuje efektivitu firemních procesů

Přínos řešení Spinakr

Spinakr obsahuje výkonný procesní engine, který umožňuje pro každý typ dokumentu (poptávka, faktura, reklamace, žádost o dovolenou, apod.) nastavit nejvhodnější automatizovaný proces.

Dokumenty nejen rychle přesouvá mezi zpracovateli, ale umí procesy i větvit, což umožňuje současné zpracování více osobami. Veškeré dokumenty vidí zpracovatel přehledně roztříděné na nezpracované, po lhůtě a zpracované. Spinakr také kontroluje dodržování termínů. Související dokumenty sdružuje do spisů.

 


Tento produkt byl realizován za podpory Evropského fondu pro regionální rozvoj: