Plánování a rozpočtování

Většina společností má vyřešenou technologickou podporu administrace svých zakázek, vztahů s klienty a dodavateli, evidence účetnictví a dodržování dalších právních norem podnikání. Některé společnosti již také efektivně využívají informace shromažďované v datových skladech prostřednictvím moderních business intelligence řešení. Ve většině společností však stále nejsou adekvátně podporovány procesy finančního plánování a rozpočtování.

Ačkoli jsou procesy plánování, vytváření rozpočtů a jejich revize na základě srovnání se skutečností životně důležité pro všechny firmy, je nejčastějším technologickým prostředkem MS Excel. Jak je možné, že se v této oblasti neuplatňují specializované softwarové nástroje jako v jiných oblastech? Je využívání Excelu tou nejlepší možností? Existují vůbec nějaké jiné a lepší nástroje?

Využívání Excelu pro plánování zcela jistě nejvýhodnější není a jiné specializované nástroje existují, ale pravděpodobně není dostatečně znám jejich přínos. Podívejte se na několik problémů, které přináší využívání prostředí MS Excel pro procesy finančního plánování a jak tyto problémy vyřeší využívání specializovaného nástroje.

Využívání MS Excel Využívání specializovaného plánovacího nástroje
Není možné řídit práva uživatelů pro přístup k určitým datům, a tak se mohu dostat informace do neoprávněných rukou, nebo jsou tyto citlivé údaje oddělené od zbytku souvisejících informací a je velmi pracné udržet jejich vazby. Data jsou uložená centrálně a přístup k nim je nastavovaná konkrétním uživatelům nebo skupinám uživatelů pro čtení i zápis.
Není možné řídit spolupráci mezi uživateli, a tak pro zajištění kooperace roste jejich vzájemná komunikace osobní, telefonická nebo elektronická. Plánovací nástroje podporují nastavení workflow, které obsahuje úkoly pro jednotlivce. Jakmile je předchozí úkol splněn, je informován vlastník následujícího úkolu. Pokud nejsou úkoly splněny v zadaných termínech, je upozorněn jejich vlastník a také jeho nadřízení.
Pokud si chtějí uživatelé vytvářet více pracovních verzí svých plánů, musí vytvářet kopie souborů, a pak je dodatečně konsolidovat do jednotné finální verze. Plánovací nástroje nativně podporují verzování datových sad, umožňují rychlé modelování a automatickou konsolidaci plánů.
Velké množství souborů a jejich listů se stává brzy velmi nepřehledné a především není zajištěna jednoznačnost uvedených dat. Centralizované úložiště zajišťuje jednu verzi pravdy.
Excel neobsahuje speciální funkcionality pro podporu plánování, uživatelé si takové funkcionality musí sami vytvořit nebo jejich výstup nahrazovat větším objemem manuální práce. Plánovací nástroje obsahují předpřipravené funkcionality typicky využívané při plánování – např. funkcionality pro alokaci (rozpouštění) sumárních hodnot v rámci více hierarchií.

Našli jste v popsaných problémech využívání MS Excel pro plánování a rozpočtování situaci podobnou Vaší společnosti? Neváhejte nás kontaktovat! Rádi se s Vámi sejdeme, prodiskutujeme Vaši situaci a navrhneme Vám řešení.

Nabízíme Vám realizaci řešení pro podporu plánování a rozpočtování:

  • s využitím dlouhodobých zkušeností našich konzultantů
  • na základě Vašich požadavků a best practise
  • na platformách třech nejdůležitějších dodavatelů technologií (IBM, Oracle, SAP)