Disclosure management

Trendem posledních let je růst regulatorních požadavků na podnikatelskou činnost. Firmy, zvláště větší nebo s rozptýleným vlastnictvím, vytvářejí celou řadu dokumentů a reportů:

  • výroční zprávy,
  • tiskové zprávy,
  • prezentace pro tržní analytiky,
  • prezentace pro auditory,
  • reporty pro představenstvo,
  • zprávy o udržitelnosti,
  • další reporty pro příslušné regulátory podle oboru činnosti.

Požadované reporty mívají rozsah mnoha stran a kombinují numerická i textová data z vícero zdrojů. Na jejich tvorbě se zpravidla podílí několik uživatelů z různých útvarů. Nezanedbatelným problémem bývá aktuálnost použitých dat. Jedna datová položka může být využita v různých dokumentech a vlastní dokumenty bývají vytvářeny v různých formátech/technologiích (MS Word či InDesign pro tiskové dokumenty, MS PowerPoint pro prezentace).

Moderní nástroje disclosure managementu poskytují tyto funkčnosti:

  • automatickou datovou integraci se zdrojovými systémy,
  • konzistentní řízení a verifikaci master dat,
  • customizovatelný workflow engine,
  • validaci dat a kompletní audit trail,
  • řízení uživatelských přístupů,
  • nativní vícejazyčný reporting.

Jedním z těchto moderních nástrojů je Disclosure Management SmartNotes od firmy AMANA. Základní proces vytváření dokumentůje vidět na následujícím obrázku.

Tento nástroj umožňuje omezit manuální práci při tvorbě dokumentů a soustředit se na kvalitu jejich obsahu. Podporuje celý proces tvorby od prvotního sběru dat až po publikaci finálního dokumentu/reportu.

SmartNotes nabízí automatizované napojení na datové zdroje, kontrolu časování, obsahu a rozsahu jednotlivých importů. Importovaná data jsou integrována do centralizované databáze, což zajišťuje jejich konzistenci a poskytuje “jeden zdroj pravdy”. Data lze i komfortně auditovat.

SmartNotes podporují spolupráci autorů dokumentů pomocí workflow. Jednoduše lze definovat procesy a jejich jednotlivé kroky. Ke každému kroku a dokumentu lze přiřadit uživatelům či jejich skupinám přístupová práva. Lze tak implementovat pravidla pro práci s daty obsažená v interních předpisech.

Naše online výroční zprávy jsou napojeny na SmartNotes. Data jsou přenášena z finančního výkazu do online reportu. Společné rozhraní nezpracovává jen finanční hodnoty, ale i formáty, takže manuální finalizace online reportu je minimalizována. Manuální kroky, které nepřidávají hodnotu, jsou tak eliminovány.”

Vedoucí útvaru Korporátního účetnictví, Geberit

Prostředím pro tvorbu vlastních dokumentů jsou široce používané MS Office propojené se SmartNotes pomocí add-inů. Pomocí MS Excel lze spravovat I centrální databázi (Data Cache). V MS Word lze části textů označovat (tagovat) jako XBRL elementy.

Obsah jednotlivých dokumentů lze z Data Cache automaticky aktualizovat. Části dokumentů lze také opakovaně využít v dalších dokumentech. Aktualizace na stisknutí tlačítka pomáhá především při posledních úpravách dokumentů před zveřejněním, kdy takzvaně “čas tlačí”.

Databáze pojmů a standardizace názvů jednotlivých položek podporuje používání vícejazyčných mutací dokumentů.

Vestavěné XBRL funkce umožňují vytvářet XBRL reporty již ve chvíli publikace primárního dokumentu. Šetří tak čas na tvorbu reportů v XBRL formátu a snižují jejich chybovost.

SmartNotes obsahují mnoho možností validace jednotlivých hodnot či celých tabulek. Odkazování se na položky centralizované databáze zajišťuje konzistenci dat v různých reportech i formátech (např. zaokrouhlování na miliony a miliardy).

SmartNotes jsme implementovali pro potřeby našeho finančního a výrobního reportingu a docílili vysokého stupně automatizace naší práce. Propracované funkce pro práci s čísly i vzhledem reportů učinily reportovací proces efektivním a naprosto transparentním. Projektový implementační tým nás plně a profesionálně podporoval v průběhu celé implementace.”

Vedoucí Finančního reportingu, Glencore

SmartNotes podporují auditovatelnost dokumentů a dosledovatelnost prováděných změn. Všechny změny textů I hodnot jsou logovány. Je možné se i vracet k předchozím stavům. Funkce rekonciliace a porovnání umožňují vizualizovat provedené změny v dokumentech.

SmartNotes umožňuje schvalovat díčí části dokumentů a finálně pak dokumenty jako celek. Užitečné jsou i funkce náhledu (preview) podporující finální kontrolu dokumentu či reportu.

Funkce “lay-out robot” usnadňuje publikaci dokumentů z MS Word. Zajišťuje například přesnost vzhledu různých tabulek.

Silným nástrojem SmartNotes je tzv. SmartNotes Factory, která umožňuje vytvářet šablony dokumentů či jejich částí a ty pak využívat v dalších dokumentech či subdokumentech.

Dosavadní klienti oceňují na SmartNotes především:

  • vysoce sofistikované funkce finančního reportingu,
  • technickou kvalitu nástroje,
  • možnost publikovat přímo z Wordu,
  • široké možnosti využití.

Regulatorní orgány vyvíjejí aktivity vedoucí ke standardizaci formátů požadovaných reportů. Za tímto účelem byl vyvinut jazyk XBRL a jeho využití pro formátování různých dokumentů. Tomuto trendu vychází vstříc AMANA nabídkou nástroje XBRL Tagger, který umožňuje připravit výroční zprávy veřejně obchodovatelných firem otagované podle taxonomie ESEF. V kombinaci se SmartNotes umožňuje XBRL Tagger vytvářet finanční výkazy rovnou v iXBRL.