Využívání Excelu pro proces plánování

Využívání Excelu pro proces plánování a pro další aktivity s ním spojené zcela jistě není nejvýhodnější. Existují i jiné specializované nástroje, ale pravděpodobně není dostatečně znám jejich přínos a proto nejsou tak často využívány jako Excel.

Následující tabulka detailně popisuje, proč by měly společnosti přestat používat MS Excel pro plánování a jaké jsou typické nedostatky využívání MS Excel pro podporu tvorby firemních plánů a rozpočtů ve srovnání s využíváním specializovaných nástrojů pro plánování a rozpočtování:

Využívání MS ExcelVyužívání specializovaného plánovacího nástroje
Není možné řídit práva uživatelů na editaci kalkulačních vzorců a je komplikované udržet jejich jednoznačnost. Proto dochází k tomu, že některý s uživatelů vzorec modifikuje, ale ostatní uživatelé to nevědí a interpretují výsledek odlišně, nebo je také často vzorec změněn pouze na jednom místě výskytu a celkové výsledky kalkulací tak nejsou konzistentní.V centrálním úložišti kalkulačních pravidel je každý vzorec vždy uložen pouze jednou, ačkoli jeho výsledky mohou být využity vícekrát a vždy jsou stejné. Možnost změny kalkulačních pravidel je dedikována jen konkrétním uživatelům a informace o změně je následně poskytnuta všem uživatelům.
Není možné řídit práva uživatelů pro přístup k určitým datům, a tak se mohu dostat informace do neoprávněných rukou, nebo jsou tyto citlivé údaje oddělené od zbytku souvisejících informací a je velmi pracné udržet jejich vazby.Data jsou uložená centrálně a přístup k nim je nastavovaná konkrétním uživatelům nebo skupinám uživatelů pro čtení i zápis.
Není možné řídit spolupráci mezi uživateli, a tak pro zajištění kooperace roste jejich vzájemná komunikace osobní, telefonická nebo elektronická.Plánovací nástroje podporují nastavení workflow, které obsahuje úkoly pro jednotlivce. Jakmile je předchozí úkol splněn, je informován vlastník následujícího úkolu. Pokud nejsou úkoly splněny v zadaných termínech, je upozorněn jejich vlastník a také jeho nadřízení.
Pokud musí více uživatelů v jeden okamžik pracovat se stejnou částí plánů, musí si vytvářet kopie souborů, a pak je dodatečně konsolidovat do jednotné finální verze.Centrální datové úložiště podporuje současnou práci více uživatelů.
Pokud si chtějí uživatelé vytvářet více pracovních verzí svých plánů, musí vytvářet kopie souborů, a pak je dodatečně konsolidovat do jednotné finální verze.Plánovací nástroje nativně podporují verzování datových sad, umožňují rychlé modelování a automatickou konsolidaci plánů.
Kapacita excelových listů je omezená počtem řádků a je nutné vytvářet více souborů, které obsahují jednu datovou sadu. Tyto soubory pak musí být propojovány, aby byla zajištěna konzistence dat v rámci celého plánu.Kapacita centrálního úložiště není limitována počtem řádků nebo sloupců (počtem dimenzí a počtem jejich členů).
Velké množství souborů a jejich listů se stává brzy velmi nepřehledné a především není zajištěna jednoznačnost uvedených dat.Centralizované úložiště zajišťuje jednu verzi pravdy.
S ohledem na nepřehlednost, nejednoznačnost, velikost je využívání Excelu a jeho administrace velmi časově náročná.Centralizované úložiště zjednodušuje administraci systému.
Excel neobsahuje speciální funkcionality pro podporu plánování, uživatelé si takové funkcionality musí sami vytvořit nebo jejich výstup nahrazovat větším objemem manuální práce.Plánovací nástroje obsahují předpřipravené funkcionality typicky využívané při plánování – např. funkcionality pro alokaci (rozpouštění) sumárních hodnot v rámci více hierarchií.
Velký počet objemných excelových souborů počítače pomalu zpracovávají a zdržují uživatele.Centrální datové úložiště využívají specializované multidimenzionální databáze, které jsou velmi výkonné.



Našli jste v popsaných problémech využívání MS Excel pro plánování a rozpočtování situaci podobnou Vaší společnosti? Neváhejte nás kontaktovat! Rádi se s Vámi sejdeme, prodiskutujeme Vaši situaci a navrhneme Vám řešení.